Es de conocimiento público que muchas municipalidades acumulan diversos expedientes en los relacionado a trámites de procedimientos administrativos, denuncias, peticiones y quejas, de las cuales su atención demora entre uno a cinco años la resolución definitiva, el tramites se inicia con una o dos hojas el expediente y concluye con mas de 80 a 100 folios el documento, en donde se verifica la existencia de diversos informes imprecisos, inconsistentes y sin criterio de canalización de su debido procedimiento, finalmente el administrado es obligado a imponer recursos impugnativos retardando el proceso y burocratizando la atención.
Los motivos fundamentales que dan origen a tal burocracia se debe fundamentalmente a la falta de conocimiento del trámite correspondiente por parte de la autoridad y del funcionario, por ejemplo, el Alcalde deriva el expediente a una o más dependencias a fin de agilizar la atención, sin embargo, en muchos casos, las áreas no tienen nada que ver con la atención, desvirtuando el principio del expediente único.
Asimismo, los funcionarios en la mayoría de los casos, carecen de criterio técnico y sentido común para orientar el trámite y atención, siendo incompetentes en muchos de casos debido principalmente a que no leen el expediente ni lo entiende, solo se dedican a derivar a través de proveídos su atención correspondiente, algunas frases características de dicha situación son las siguientes: “para su conocimiento”, “su atención correspondiente” “a plazo de ley”, etc., dicha situación, promueve dilatación y retardo a la atención inmediata, dando lugar a que el administrado (a), tenga la necesidad de visitar frecuentemente a la municipalidad, algunos de ellos dejan de lado el reclamo, petición o solicitud por cansancio y otros son sujetos a insinuaciones corruptas para finalizar el calvario de su requerimiento o atención.
En nuestra opinión dicha situación se debe principalmente a la incapacidad y falta de profesionalismo de los funcionarios o técnicos encargados de resolver los diversos trámites de procedimientos administrativos, solicitudes y/o requisitos que de ello se deriva, asimismo la mayoría de funcionarios y técnicos desconocen el marco normativo que esta sujeto la administración pública, la situación se agrava cuando la autoridad convoca y contrata funcionarios sin experiencia, sin vocación de servicios, sin iniciativa e imaginación para resolver los problemas, algunos de ellos solo saben mover la cabeza de una lado a otro, decir si a todo lo que viene desde arriba, no ganarse problemas a fin de permanecer en sus cargos, solo piensa su sueldo, en su estabilidad laboral y como sacar provecho de su nueva situación, dichos funcionarios indudablemente son los Teletubbies de la administración pública.
Visto la situación, recomendamos lo siguiente:
• Elaborar un Manual de Procedimientos Administrativos que defina la atención y derivación de los expedientes, procurando delegar funciones y competencias.
• Fortalecer el desarrollo de capacidades y habilidades del personal técnico de la Oficina de Trámite Documentario, a fin de que la solicitud sean derivadas a las áreas competentes de acuerdos a sus funciones y competencias.
• Fortalecer el desarrollo de capacidades a los funcionarios en el hábito de lectura y conocimiento de la normatividad, a fin de que aprendan a tomar conocimiento real de la documentación, analice la situación del problema y precise una mejor toma de decisiones a través de informes o proveídos. Asimismo, el funcionario deberá de pronunciarse en algún sentido favorable o desfavorable la atención del expediente, evitando ambigüedad, falta de precisión y efectividad de la queja, denuncia, solicitud o trámite correspondiente.
• Promover una evaluación permanente del funcionario, considerando que en muchos casos la carga administrativas que recibe anualmente sus áreas suman más de 12 mil expediente, solicitudes, informes, memorando, cartas, etc., lo que se hace burocrático la gestión administrativa, por consiguiente dicha situación es proclive a temas de corrupción (burocracia sinónimos de deficiencia y corrupción).
• Establecer un procedimiento de evaluación y monitoreo de la documentación, promoviendo una política de transparencia de la información al ciudadano, simplificación administrativa en los procesos de verificación y sustentación y celeridad en la atención de la documentación.
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